*Por Juan Matos, MSc  / juanmatos@gmail.com / @juanmatos

 El teletrabajo o trabajo a distancia es un término que hace referencia al trabajo fuera de la oficina, desde la casa o cualquier otro lugar.

No hablamos de algo nuevo, a principio de la década del 70, occidente enfrentó una crisis petrolera que obligó a todas las industrias a reducir gastos y reducir sus presupuestos. En plena crisis Jack Nilles, físico e ingeniero estadounidense, tuvo la idea de cambiar el paradigma al formularse esta pregunta: ¿y si en lugar de llevarnos al trabajador al trabajo lo hacemos al revés y llevamos el trabajo al trabajador?

El aparato productivo de la República Dominicana, enfrenta un gran desafío, muchas empresas se han visto obligadas a cerrar y en algunos casos a enviar gran parte de su personal a casa, reduciendo así su capacidad de producción y de generar riquezas.

El teletrabajo supone nuevas oportunidades y plantea nuevos desafíos tanto para el empleador como para el empleado. Un informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) titulado: “Working anytime, anywhere: The effects on the world of work” (Trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar: consecuencias en el ámbito laboral) revela que el teletrabajo mejorar el equilibrio entre la vida laboral y la vida personal, reduce el tiempo de desplazamiento del empleado al trabajo, reduce el absentismo y promueve la autonomía laboral.

El empleador y las empresas también se benefician de las mejoras en la conciliación laboral, pues podría aumentar la motivación e incidir en la reducción de la rotación del personal dentro de la empresa, reducir el absentismo, mejorar la productividad y la eficiencia, en adición a esto, y no menos importante, reduce la necesidad de espacios de oficinas y de sus costes asociados.

No todo es color de rosa con el teletrabajo, podríamos citar algunas desventajas: La tendencia a trabajar por más horas, la superposición entre el trabajo remunerado y la vida personal (interferencia trabajo-casa) y dada la dificultad de supervisar los entornos de trabajos fuera de la oficina resulta un desafío aplicar los principios y legislaciones de salud y seguridad ocupacional.

Se constituye también en una debilidad jurídica la ausencia de la figura del teletrabajo en nuestro código laboral, no existe tampoco legislación alguna que ampare y salvaguarde tácitamente los derechos del trabajador que trabaja desde casa.

Las ventajas del teletrabajo se sobreponen ante las desventajas, ya que beneficia al trabajador y al empleador.

Por último me permito adicionar una variable: la importancia de las interacciones humanas. Considero que una combinación equilibrada a través de jornadas parcialmente presencial y parcialmente a distancia, se constituiría en la solución perfecta con miras a mejorar la productividad y mantener el contacto personal del equipo de trabajo.

 RETOS DEL TELETRABAJO EN LA REPÚBLICA DOMINICANA ANTE LA CRISIS DEL CORONAVIRUS

La reducción y el cese de las operaciones pública y comerciales decretado por el gobierno central ha tomado por sorpresas a muchas empresas, las cuales se han visto obligadas a disminuir o frenar la entrega de sus servicios al público y a enviar a gran parte de su personal a casa, constituyéndose este imprevisto en un hito y un gran reto para las instituciones.

A pesar de que muchas empresas probablemente estaban listas para el teletrabajo e incluso muchas otras han utilizado esta modalidad desde hace años, otras tantas, probablemente la mayoría, no se encontraban preparadas tecnológicamente, ni organizacionalmente para implementar esta nueva modalidad de trabajo.

Para enfrentar este nuevo paradigma laboral se hace necesario implementar tecnologías que lo hagan viable, adecuar sistemas e incluso redefinir algunas políticas organizaciones, por ejemplo, el control de asistencia pierde el sentido y se sobrepone el control de la producción, a través del cual el desempeño del empleado será evaluado por el cumplimiento de tareas asignadas y completadas en la forma y tiempo propuesto, incluso se podría promover un esquema de compensación variable basado en la productividad del empleado.

Desde la perspectiva tecnológica la implementación del Teletrabajo a nivel organizacional dependerá mucho del nivel de madurez de la infraestructura de TI (Tecnología de la Información) de la cual disponga la organización en cuestión y en este punto hay un sin número de variables a ponderar, por ejemplo: Si se requiere que los empleados accedan a aplicaciones y otros recursos que se encuentran dentro de la empresa, requerirán de la implementación de Redes Privadas Virtuales (VPN por sus siglas en ingles).

La implementación de VPNs posibilitaría que incluso los empleados tengan acceso a servicios telefónico, haciendo uso de telefonía IP podrían recibir y hacer llamada, como si se encontraran dentro de la empresa, la implementación de esta tecnología reviste de vital importancia para negocios como los Call Centers, pese a que ya no pueden operar, podrían dotar a sus agentes de esta tecnología para que el trabajo continúe desde casa.

La utilización de servicios en la nube facilita en gran medida el teletrabajo, la capacidad de esta tecnología de posibilitar la colaboración, comunicación y el acceso y compartición de los datos e información corporativa de una manera rápida y sencilla. Aquellas empresas que tengan la capacidad de mover sus aplicaciones y servicio crítico a la nube, podrán adaptarse con mayor velocidad a los nuevos desafíos que en estos momentos enfrentamos.

Otro aspecto importante es ponderar si los empleados cuentan con las facilidades para teletrabajar, energía permanente, tecnología para operar desde casa, computadores de escritorio, laptops y acceso a Internet con la velocidad necesaria para desempeñar sus tareas sin contratiempos, el empleador debe analizar este factor, facilitar las herramientas que el teletrabajador no tenga y compensar al teletrabajador por el uso de los recursos de tecnología de información que ya posea y que ponga a disposición de la empresa y el teletrabajo.

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA FACILITAR EL TELETRABAJO

Hay circunstancia que imponen el teletrabajo a las organizaciones y a sus miembros, a quienes de manera inadvertida les ha tocado trabajar desde casa, por suerte ya existen muchas herramientas que posibilitan y lo facilitan, algunas de estas gratuita y otras de pago, herramientas muy útiles que sin duda reducirán la curva de complejidad que afrontan las organizaciones para la implementación del trabajo remoto.

Microsoft Team

Es una plataforma parte de la suite Office 365 de Microsoft, que posibilita el trabajo colaborativo, el trabajo en equipo y la compartición de archivo. Esta herramienta facilita la comunicación a través de chat, voz y videoconferencias de una manera fácil. Desde esta herramienta se puede colaborar en tiempo real con las apps para web de Office, que incluye Word, Powerpoint, Excel y OneNote.

La versión gratuita está limitada a 10 GB de almacenamiento, no permite la calendarización de reuniones futuras, tampoco permite la grabación de las reuniones virtuales. La versión de pago que libera estas funcionalidades, tiene un precio de 5 dólares por usuario por mes.

Zoom

Es una herramienta basada en la nube, que posibilita las conferencias remotas, permite comunicación por chat, video y voz, compartición de pantalla, la realización de anotaciones colaborativa y admite hasta 1000 participantes simultáneos, esta aplicación tiene una versión gratuita que admite hasta 100 participantes y limita el tiempo de las reuniones a 40 minutos por sesión, esta limitación de tiempo ha sido removida temporalmente, como un aporte por la situación global causada por el coronavirus. La versión de pago, que no tiene estas limitaciones, tiene un costo de 14.99 dólares por mes.

Trello

Este software basado en la web permite que equipos de trabajo puedan organizar y asignar tareas, rastrear el progreso del proyecto y crear flujos de trabajo. Se actualiza en tiempo real y es posible, por esta vía, adjuntar documentos, compartir comentarios y hacer listas de tareas con fechas de entregas.

Slack

Esta herramienta basada en la nube tiene como finalidad principal reducir el cumulo de correo electrónico entre equipos de trabajo, posibilita la compartición de todo tipo de archivo y la comunicación a través de esta utilidad se posibilita vía chats.

G SUITE de Google

Es una de las herramientas más utilizada para colaborar dentro y fuera de la oficina, en adición a las utilidades conocidas como Gmail, Drive y las aplicaciones de oficinas, para generar documentos, presentaciones y hoja de cálculo, esta suite cuenta con herramientas avanzadas que posibilitan la interacción y videoconferencias masivas, esta utilidad es de pago, pero como una colaboración de Google ha dispuesto de manera gratuita de estas funciones avanzadas hasta el 1 de Julio de este año.

Workplace de Facebook

Esta plataforma es como un Facebook corporativo, sirve para facilitar la comunicación entre equipos de trabajo, posibilita la compartición de archivos de manera organizada y la realización de videoconferencia de manera dinámica, con soporte para video llamadas en alta definición y posibilita la participación de hasta 50 personas de manera concurrente.

Estas herramientas basadas en la nube, con planes gratuito y de fácil uso, sin dudas podrían facilitar la adopción del teletrabajo de una manera rápida y sencilla, en estos momentos tan convulsos, en los cuales nuestra cotidianidad se ha visto empujada a afrontar nuevos retos en todos los ámbitos.

*Juan Matos, MSc

CEO y Fundador de Volarit, Vicepresidente de la Internet Society en República dominicana.

Informático con un Máster en Tecnología, Aprendizaje y Educación de la Universidad del País Vasco, un Master en Gestión Pública de la Universidad de las Palmas de Gran Canaria, Máster en Ciberseguridad en INTEC y trabaja en su tesis para optar por el grado de doctor de la Universidad del País Vasco.