Gestión efectiva del tiempo

*Por Silem Kirsi Santana

La eficiencia en la distribución del tiempo es clave para el éxito de las empresas. Administrar el tiempo de manera efectiva puede apoyar a un mejor desarrollo de los negocios; incluso, puede llevar a las organizaciones a tener un mejor desempeño y alcanzar las metas propuestas.

Siempre se ha resaltado la importancia de administrar efectivamente el tiempo, pero muy pocas veces se toma en cuenta este aspecto; tal es el caso de las reuniones de trabajo, que son convocadas para fines muy específicos, pero regularmente se abarcan temas que no agregan valor a la sesión. Para optimizar el tiempo, se recomienda asistir a dichas reuniones con una lista de temas a tratar, permitir que los conocedores de dichos temas sean los que tengan la mayor participación, y limitar las opiniones que se salen del objetivo de la reunión.

De igual modo, el tiempo también ha sido un factor de estrés en la administración de los negocios; en ocasiones, una mala coordinación en una unidad de trabajo, con relación a los plazos de respuesta, puede repercutir las operaciones de otra unidad; y así se va desencadenando una serie de incidencias que afectan a toda la organización. Por lo tanto, aunque un área administre efectivamente los plazos, puede ocurrir que algunos de sus resultados se vean perjudicados por una ineficiente gestión del tiempo por parte de un tercero dentro de la misma empresa. Esta situación se da a menudo entre departamentos que son dependientes de otros para poder completar sus tareas.

La administración del tiempo de manera efectiva es una estrategia que favorecerá a las organizaciones en el desarrollo de sus proyectos y tareas, permitirá la obtención de resultados satisfactorios y mejorías en la productividad. Otro de los beneficios consiste en la eliminación del retrabajo, al optimizar los procesos y definir instrucciones específicas; lo que, a su vez, mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes.

Para llevar a cabo una gestión eficaz del tiempo, las empresas deben desarrollar una adecuada planificación, garantizando un orden de prioridades de manera correcta. De esta forma, logrará reducir los niveles de estrés en el entorno laboral.