Los presidentes electos de las sociedades médicas dominicanas deben asumir protocolos y agendas ya tradicionalmente establecidas en esas organizaciones, las cuales le auguran el éxito de gestión directiva.
El plan de trabajo debe incluir como primer paso la presentación de directiva y agenda anual y luego arrancar con escogencia de agencia organizadora de eventos, elaboración de plan de comunicación y prensa, así como conformación de equipos de organización de eventos puntuales.
En las sociedades más activas la experiencia impone la agenda, pero hay sociedades con baja actividad científica en la que los directivos electos desconocen los primeros pasos a dar para encaminar su gestión.
Les dejamos recomendaciones a los presidentes electos:
Agenda anual. Preparar actividades que desarrollará la entidad de enero a diciembre del año. En éstas deben incluirse congresos anuales, simposios, jornadas científicas, conferencias. En la misma deben incluirse mantener informado a los miembros sobre los eventos internacionales.
Sugerimos agregar en la programación actividades no científicas, pero útiles para los miembros (charlas o talleres): mercadeo médico, redes sociales, manejo de crisis de opinión pública, para que médicos sepan manejarse cuando su reputación es atacada en la prensa; sobre aspectos legales en demandas médicas y manejo de finanzas e inversiones, entre otros temas.
Presentación de directivos y plan de gestión. Puede ser mediante desayuno, coctel o vía mail y redes sociales. Lo más efectivo es desayuno o coctel. El público esencialmente objetivo en la presentación son las casas comerciales, responsables del apoyo a actividades científicas y actualización de los médicos especialistas. Se debe tener lista la agenda de actividades.
Contratación agencia organizadora eventos. Hay varias agencias muy efectivas que están enfocadas en congresos médicos y otros eventos de salud. Son expertos. No se debe inventar con la calidad por minimizar la inversión. Las agencias organizan los planes comerciales, la actividad de presentación, los congresos y otros.
Fechas conmemorativas. Los días nacionales y mundiales relativos a la especialidad (Ej. Día Mundial del Corazón, Mes de la Diabetes) deben conmemorarse con actividades y comunicados públicos para difundir en la prensa. Uno de los grandes riesgos de que las sociedades no fijen posiciones en fechas conmemorativas es que otros especialistas y organizaciones ocupen el espacio público que corresponde a esas entidades. Recuerde que la Sociedad es la “madre” de la especialidad y sólo está por debajo del Colegio Médico Dominicano en temas de salud.
También deben ser tomadas en cuenta la fecha de fundación de la Sociedad y la exaltación de sus miembros destacados como Maestros de la especialidad o de la medicina.
Plan de comunicación y prensa. Siempre le digo a mis clientes esto: el 60% de una gestión es BAM y el 40% actividades. ¿Saben lo que es BAM? Es bulto, allante y movimiento. Los huevos deben “cacarearse”.
Las sociedades deben tener un plan de comunicación y prensa que los conecte con sus públicos internos y externos (con sus miembros, casas farmacéuticas, aliados estratégicos pacientes). Un periodista o experto en comunicación es ideal, y si es especializado en salud, mejor. La inversión versus resultados es más que beneficiosa y no se mide en dinero, sino en buena reputación, presencia mediática e inclusión en las agendas gubernamentales y no gubernamentales de los temas de la especialidad.
El comunicador organizará puentes de comunicación como boletines, portales, estrategias de redes sociales, grupos de Whatsapp, correos dirigidos publicaciones impresas y otros. La prensa nacional y especializada en salud debe tenerse como objetivo: actividades y posiciones puntuales deben difundirse por la prensa. Y la Sociedad debe constituirse en líder de opinión de los temas de su especialidad. Por ejemplo, Día de la Salud Digestiva debe ser aprovechado para emitir un comunicado que ofrezca una panorámica de la enfermedad en cuestión.
También hay que opinar sobre temas puntuales que se debaten en la agenda nacional de salud. Ej.: se desborda la basura en Santo Domingo. Sociedad especializada en enfermedades vías digestivas, infectología y epidemias deben ofrecer su opinión a la prensa nacional sobre el impacto en la salud humana. Eso posicionará a la organización y la hará visible ante los entes gubernamentales y privados que debaten temas nacionales, entre otras ventajas.
Y olvídese de la difusión de cocteles, encuentros fraternos y difusión de viajes. Le dará más resultados difundir contenidos científicos y posiciones públicas sobre temas de la especialidad.
Comisiones de trabajo. Hay que conformar equipos de miembros que se encarguen de actividades puntuales, como congresos, celebración aniversario y otros. Las sociedades con Capítulos usualmente encargan a los miembros de este órgano de esa labor.
En un próximo artículo trataremos la presentación de las informaciones de gestión de las sociedades médicas para directivas salientes.
Y recuerde, «cacaree» sus huevos.
