Comunicación empresarial

*Por Silem Kirsi Santana

La comunicación es, sin lugar a duda, un factor importante en las organizaciones; constituye un núcleo que mantiene unidas a las personas. De hecho, en los casos donde convergen personas con habilidades diversas e intereses distintos, la comunicación juega un papel preponderante, manteniendo el equipo integrado a pesar de dicha diversidad. Aun así, es normal encontrar problemas de comunicación en este círculo.

Es común identificar en las empresas cómo la falta de comunicación incide en gran manera en el desarrollo de proyectos importantes, generando frustración en muchos de los casos y, en otras ocasiones, generan una serie de conflictos que terminan afectando al beneficiario final, los clientes.

Difícilmente, la falta de comunicación de un equipo no se ve reflejada en el comportamiento de los individuos, lo cual conlleva a una exteriorización y repercute en la percepción que tiene el público sobre la empresa.

Las organizaciones deben tener muy en cuenta la manera como transmiten las informaciones, sobre todo cuando se trata de una comunicación vertical, la que se da entre los niveles jerárquicos. Esta interacción debe darse de manera muy clara y asertiva para evitar malentendidos, debe hacerse un adecuado uso de la palabra, con un mensaje directo, sin brechas a la interpretación. La información debe llegar de la manera más correcta posible, donde el interlocutor pueda fácilmente redirigir el mensaje y que cualquier persona que lo reciba comprenda con exactitud lo que se pretende transmitir.

Una práctica que funciona mucho para evitar desviaciones de la información es elaborar minutas que contengan detalles amplios sobre los temas tratados, donde se establezcan con claridad los compromisos de los incumbentes, junto con el detalle de las fechas acordadas para entregar las asignaciones atribuidas a cada miembro que representa las distintas unidades o departamentos.

Del mismo modo, así como se presentan incidentes en la comunicación vertical, puede darse la misma situación en el caso de la comunicación horizontal, que es la comunicación que se da entre los mismos miembros de un grupo. En ocasiones, estos presentan barreras de comunicación, lo cual genera trabas al momento de realizar sus tareas, a raíz de todos los obstáculos que enfrentan. Producto de esta situación, se complica bastante que el equipo pueda transmitir sus ideas, exponer sus criterios o proponer alternativas para mejorar el ambiente.

Si bien es cierto que este tipo de incidentes se viven a diario en la convivencia a nivel laboral, los directivos deben poner freno a la situación y evitar que su alcance sea mayor, como que trascienda hacia toda la organización, ya que esto implica una disminución del rendimiento de los colaboradores o afectar considerablemente la calidad de los servicios que ofrece la empresa y lesionar, además, las relaciones internas.

Como alternativa a esta problemática, se sugiere que la unidad o el departamento de Recursos Humanos realice sus aportes de capacitación en talleres sobre las relaciones interpersonales, pero, además, que realice programas o actividades de integración para lograr que los equipos puedan conocerse mejor, fomentar la participación en actividades comunes y activar el espíritu colaborativo a través del involucramiento en actividades laborales interdepartamentales para que el equipo no solo conozca de su área de trabajo, sino que pueda ampliar sus conocimientos sobre otras actividades que se desarrollan en otras unidades de trabajo de la misma empresa. Incluso, aprovechando esta era tecnológica, las empresas se pueden valen de un sinnúmero de herramientas para potenciar la comunicación empresarial.

Finalmente, lo más importante de todo es que las organizaciones se mantengan dando un seguimiento constante a sus equipos de trabajo, garantizando que en todos los niveles exista una comunicación efectiva, para que las informaciones lleguen en el tiempo oportuno y con la misma calidad que se espera, que sea tan clara que no haya espacio a interpretaciones distintas.