La planificación de la comunicación para manejo de la situación en tiempos de crisis crea la estrategia de Advocacy o abogacía, que permite mediante el uso de herramientas bien definidas y bien articuladas, frenar eficazmente una crisis sin dar espacio a que la contraparte pueda articular una respuesta o argumentar para prolongar un tema o agudizar la crisis, y para lograrlo se requiere un personal experimentado en comunicación estratégica y entrenado en gestionar crisis.
Ante una situación de crisis hay que accionar en la recopilación de la información primaria para dar las primeras respuestas a la prensa mientras un equipo experto se encarga de evaluar la situación. No basta con saber que ocurrió y cómo ocurrió, cuáles fueron los motivos y por su puesto los daños, si este fuere el caso, para que una persona experta en comunicación estratégica tome los datos de referencia y se necesita experiencia para analizar y luego redactar un documento contundente por los elementos que uno a uno van a desmontar el tema que haya generado dicha crisis, y no importa si es a una empresa, una institución o una persona física, las estrategias y acciones se definen del mismo modo y se aplican en cada caso, es saber qué hacer y cómo hacerlo.
Es muy importante para solucionar una crisis tener la verdad de su lado, porque así es mucho más sencillo y rápido el proceso de elaboración y ejecución de las estrategias para dar solución a un conflicto, y además es muy importante decir la verdad sobre lo sucedido, en comunicación estratégica nunca minimiza una situación por dura que parezca, la dirección administrativa y la dirección de relaciones públicas están en el deber no solo de actuar sino también a anticiparse a una crisis, y debería ser adoptada como un sacerdocio a decir la verdad porque en comunicación estratégica ante una crisis decir la verdad es ganar la mitad del pleito, ya que decir la verdad deja al adversario sin argumentos para seguir los ataques.
La importancia de hacer siempre lo correcto mediante la utilización de los procesos y los procedimientos, y atendiendo a dar cumplimiento a las leyes que regulan una empresa es que en caso de un accidente laboral o una crisis por algún mal entendido o un daño por personas malintencionadas hay que trabajar en función de verificar los datos necesarios que ayuden en el proceso y los argumentos para compararlos con los procedimientos, y buscar las causas del problema y con esos datos elaborar un documento diciendo exactamente lo ocurrido sin minimizar el problema, sin esconder cantidad daños y cantidad de heridos si este fuere el caso.
En la elaboración de un documento de prensa para solucionar una crisis hay que utilizar la estrategia de sensibilización con mensajes claros, llanos y sencillos sobre el accionar de la empresa en ofrecimiento de apoyando a los afectados y los familiares y muy importante debe indicar además, que la empresa corre con los gastos médicos y que se están tomando las medidas correctivas para que eso no vuelva a ocurrir.
Más adelante el mensaje en el último párrafo de la nota de prensa, debe indicar que la empresa se pone a la orden de las instituciones gubernamentales y de los medios de prensa para ofrecer detalles en la medida que vayan evaluando y verificado la situación para que en lo adelante ese accidente no vuelva a ocurrir ya que lo más importante para la empresa es el bienestar de todos sus colaboradores y de sus familias, así como también el bienestar general a través del funcionamiento que contribuye al desarrollo de la economía del país.
Y se puede escribir, salir bien y sacar de la crisis a la empresa, pero hay que saber realmente que hacer, qué decir y en qué momento hacerlo o decirlo, y tratar siempre de hablar ante los medios de prensa con la mayor exactitud posible, con el informe de evaluación a mano y ser, sobre todo, muy honestos y ponerse en el lugar de los afectados para lograr sensibilizar a los distintos públicos, única forma de ayudar a solucionar la crisis.
