Patricia Arache
En algún momento me ha tocado consultar obras de alta gerencia y de comunicación corporativa que resaltan la importancia y el impacto de cada una de las estrategias que intervienen en el complicado, pero, apasionante mundo de la administración organizacional y/o institucional.
María Teresa Otero y Alina Altamirano Vichot, autoras comunicacionales, abordan en forma enjundiosa los temas del protocolo y del ceremonial, aplicados como elementos vitales de la comunicación organizacional.
En sus obras, “Protocolo, ceremonial y organización de eventos” y “El protocolo y el ceremonial: su importancia para las relaciones públicas en las organizaciones”, respectivamente, las autoras dejan claro conceptos que, probablemente, antes de estas publicaciones pudieron haber estado disociados o confundidos.
No se puede discutir que un adecuado protocolo propicia un ambiente de distensión, que envía mensajes de organización, respeto, articulación e integración en cada una de las acciones comunicacionales para alcanzar los objetivos y resaltar la misión, visión, valores y objetivos de la organización.
Igualmente, que un protocolo desarticulado, mal estructurado, provoca confusión y tensión, no sólo para la organización que lo deba implementar, sino, esencialmente, para quienes se conviertan en receptores del mismo, que, junto al público interno, constituyen la base primordial para impulsar la visión de una buena reputación organizacional.
La comunicación organizacional, corporativa, empresarial o institucional hay que entenderla como un proceso en el que cada detalle y cada estructura cuentan y actúan en forma integral en la consecución de un mismo objetivo: crear o mantener la reputación, a partir de su imagen e identidad corporativa, que se construye con la aplicación eficaz y efectiva de sus principios filosóficos, basados en la misión, visión, valores y objetivos de la organización.
No cabe dudas que el protocolo es una expresión fundamental de la comunicación empresarial, organizacional e institucional. Sus formas y estrategias para implementarlo envían mensajes, incluso, cuando se trata de decidir quiénes deben ser los anfitriones y quiénes los invitados; así como los lugares que ocupará cada quien en una actividad.
El nuevo concepto de protocolo en las organizaciones no solo se limita al buen comportamiento de las personas o funcionamiento de las estructuras, también está íntimamente vinculado a la imagen, la proyección, la comunicación, el procedimiento y la rentabilidad misma de la organización, así como a su reputación o prestigio.
El protocolo es un elemento fundamental en la construcción de la imagen organizacional o corporativa y en el alcance de sus objetivos, como elemento de comunicación, práctico y verbal que debe estar presente en todas las actividades y eventos que se organicen.
No importa si hablamos del protocolo esencialmente empresarial o el protocolo social, los cuales convergen en una organización, éste siempre debe ser una expresión integral de la política comunicacional que se haya puesto en marcha para generar y mantener públicos específicos, crear o consolidar la imagen y la identidad corporativas y fortalecer o expandir el nivel reputacional alcanzado.
Aparte de que el protocolo mantiene sus objetivos históricos, aquellos que se establecieron con sus inicios en épocas imperiales, para propiciar la convivencia interpersonal y el respeto a los espacios, en esos tiempos adquiere nuevas y distintas categorías.
Hoy, además de contribuir a la buena organización de actividades o eventos, el protocolo expresa, incluso, el rendimiento, productividad y aceptación que pueda obtener o no una organización empresarial, comercial o institucional y ayuda a entender con mayor facilidad su misión, visión, valores y objetivos.
Sin dudas, unge como un elemento comunicacional estratégico, vital para el desarrollo y fortalecimiento organizacional.
